Feedback is an essential part of personal and professional growth. Whether we’re giving or receiving feedback, it’s important to approach the process with respect and consideration. However, it’s often easier said than done. Many people struggle with the dos and don’ts of feedback etiquette, which can create tension and misunderstandings in the workplace, in personal relationships, and beyond. In this article, we’ll explore the best practices for giving and receiving feedback gracefully, to ensure that the process is productive and positive for all involved.
The Dos of Giving Feedback
When giving feedback, there are several important guidelines to keep in mind. Firstly, it’s essential to be specific. Vague or general feedback can be confusing and unhelpful. Instead, focus on providing clear and detailed observations, and offer specific suggestions for improvement. For example, instead of saying “You need to be more organized,” you might say “I noticed that you missed several deadlines last week. Perhaps using a calendar or making a to-do list could help you stay on track.”
The Don’ts of Giving Feedback
On the flip side, there are also several pitfalls to avoid when giving feedback. One common mistake is giving feedback in a public setting, which can be embarrassing and humiliating for the recipient. Instead, aim to give feedback in private whenever possible, to avoid potential discomfort and defensiveness. Additionally, it’s important to avoid making assumptions or judgments about the person receiving feedback. Stick to the facts and your observations, rather than using feedback as an opportunity to criticize or judge the individual.
The Dos of Receiving Feedback
When receiving feedback, it’s important to approach the process with an open mind and a willingness to learn and grow. Actively listen to the feedback being offered, and ask clarifying questions if necessary. This will show that you are taking the feedback seriously and are committed to understanding and making improvements. Additionally, it’s important to express gratitude for the feedback, even if it’s not entirely positive. Remember that feedback is a gift, and receiving it gracefully can strengthen relationships and promote personal and professional development.
The Don’ts of Receiving Feedback
On the other hand, there are also some common missteps to avoid when receiving feedback. One common mistake is becoming defensive or argumentative. Instead, strive to remain calm and open-minded, even if the feedback feels unfair or inaccurate. It’s also important to avoid dismissing or downplaying the feedback. Even if you disagree with the feedback, it’s important to take it seriously and consider whether there may be any truth or validity to the feedback being offered.
Conclusion
Feedback is a valuable tool for personal and professional growth, but it’s important to approach the process with care and consideration. By following the dos and don’ts of feedback etiquette, both giving and receiving feedback can be a positive and productive experience. Whether you’re offering feedback to a colleague, a friend, or a family member, or receiving feedback from a boss, a peer, or a loved one, remember to be specific, respectful, and open-minded. By doing so, you can foster healthy communication and promote growth and development in all areas of your life.
FAQs
Q: What should I do if I receive feedback that I disagree with?
A: It’s natural to feel defensive or resistant when receiving feedback that doesn’t align with your own perception of yourself. However, it’s important to approach the feedback with an open mind. Take some time to reflect on the feedback, and consider whether there may be any truth or validity to the observations being offered. If you still disagree with the feedback, you may choose to have a constructive conversation with the person offering the feedback, to seek further clarification and understanding.
Q: How can I express gratitude for feedback that feels unfair or harsh?
A: Even if you feel that the feedback is unwarranted or overly critical, it’s important to express gratitude for the feedback, as it demonstrates respect and openness. You might say something like, “Thank you for taking the time to offer me this feedback. I’ll take it into consideration and see how I can use it to improve.” By expressing gratitude, you can maintain positive relationships and keep the lines of communication open, even in challenging situations.
Q: Is it ever appropriate to give feedback in a public setting?
A: In most cases, it’s best to give feedback in a private setting, to avoid potential embarrassment or discomfort for the recipient. However, there may be some situations where giving feedback in a public setting is appropriate, such as when the feedback is positive and can serve as recognition and encouragement for a job well done. Use your judgment and consider the individual circumstances when deciding whether public feedback is appropriate.
#Dos #Donts #Feedback #Etiquette #Guide #Giving #Receiving #Feedback #Gracefully
Phản hồi là một phần thiết yếu trong quá trình phát triển cá nhân và chuyên nghiệp. Dù là đang cung cấp hoặc nhận phản hồi, quan trọng là tiếp cận quá trình này với sự tôn trọng và quan tâm. Tuy nhiên, đôi khi thực hiện không dễ dàng như vậy. Rất nhiều người gặp khó khăn trong việc làm những việc cần và không nên khi cung cấp phản hồi, điều này có thể tạo ra căng thẳng và hiểu lầm ở nơi làm việc, trong mối quan hệ cá nhân và vượt ra ngoài. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những thực tiễn tốt nhất để cung cấp và nhận phản hồi một cách lịch sự, đảm bảo quá trình này mang lại kết quả tích cực cho tất cả mọi người.
Những điều cần làm khi cung cấp phản hồi:
Khi cung cấp phản hồi, có một số nguyên tắc quan trọng cần lưu ý. Đầu tiên, điều quan trọng là phải cụ thể. Phản hồi mơ hồ hoặc chung chung có thể gây nguy hiểm và không hữu ích. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc cung cấp quan sát rõ ràng và chi tiết, và đề xuất cụ thể cho việc cải thiện. Ví dụ, thay vì nói “Bạn cần phải sắp xếp công việc cẩn thận hơn,” bạn có thể nói “Tôi nhận thấy bạn đã bỏ lỡ một số hạn chót tuần trước. Có thể sử dụng lịch hoặc tạo danh sách việc cần làm có thể giúp bạn duy trì lịch trình.”
Những điều không nên làm khi cung cấp phản hồi:
Ngược lại, cũng có một số vấn đề cần tránh khi cung cấp phản hồi. Một lỗi phổ biến là cung cấp phản hồi ở nơi công cộng, điều này có thể làm xấu hổ và làm nhục người nhận phản hồi. Thay vào đó, hãy cố gắng cung cấp phản hồi trong môi trường riêng tư nếu có thể, để tránh sự bất tiện và sự phòng vệ. Ngoài ra, quan trọng là tránh đưa ra giả định hoặc đánh giá về người nhận phản hồi. Hãy tập trung vào sự thật và quan sát của bạn, thay vì sử dụng phản hồi như một cơ hội để phê bình hoặc đánh giá cá nhân.
Những điều cần làm khi nhận phản hồi:
Khi nhận phản hồi, quan trọng là tiếp cận quá trình này với tâm trí mở và sẵn lòng học hỏi và phát triển. Nghe chăm chú vào phản hồi được cung cấp và đặt câu hỏi để làm rõ nếu cần. Điều này sẽ cho thấy bạn đang nghiêm túc với việc nhận phản hồi và cam kết hiểu biết và cải thiện. Ngoài ra, quan trọng là bày tỏ lòng biết ơn với phản hồi, ngay cả khi nó không hoàn toàn tích cực. Nhớ rằng phản hồi là một món quà, và nhận nó một cách lịch sự có thể củng cố mối quan hệ và thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp.
Những điều không nên làm khi nhận phản hồi:
Ngược lại, cũng có một số sai lầm phổ biến cần tránh khi nhận phản hồi. Một sai lầm thường gặp là trở nên phòng vệ hoặc tranh cãi. Thay vào đó, cố gắng giữ bình tĩnh và tâm trí mở, thậm chí khi phản hồi cảm thấy không công bằng hoặc không chính xác. Ngoài ra, quan trọng là tránh bác bỏ hoặc làm nhẹ phản hồi. Ngay cả khi bạn không đồng ý với phản hồi, quan trọng là phải coi nó là vấn đề nghiêm túc và xem xét xem có bất kỳ sự thật hoặc tính hợp lý nào trong phản hồi được cung cấp không.
Kết luận:
Phản hồi là một công cụ quý giá cho sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp, nhưng quan trọng là tiếp cận quá trình này với sự quan tâm và tôn trọng. Bằng cách tuân theo những công đức và những điều không nên khi cung cấp phản hồi, cả việc cung cấp lẫn nhận phản hồi có thể trở thành một trải nghiệm tích cực và hiệu quả. Dù bạn đang cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp, bạn bè hoặc thành viên trong gia đình, hoặc nhận phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp hoặc người thân yêu, hãy nhớ phải cụ thể, tôn trọng và tâm trí mở. Bằng cách đó, bạn có thể tạo ra giao tiếp lành mạnh và thúc đẩy sự phát triển và tiến bộ trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống của bạn.
Các câu hỏi thường gặp:
Hỏi: Tôi nên làm gì nếu tôi nhận được phản hồi mà tôi không đồng ý?
Trả lời: Điều này là đương nhiên khi bạn cảm thấy phòng vệ hoặc chống đối khi nhận phản hồi mà không trùng khớp với quan điểm về bản thân của bạn. Tuy nhiên, quan trọng là tiếp cận phản hồi với tư duy mở. Hãy dành một thời gian để suy nghĩ về phản hồi, và xem xét xem có bất kỳ sự thật nào hoặc tính hợp lý trong các quan sát được cung cấp. Nếu bạn vẫn không đồng ý với phản hồi, bạn có thể chọn thêm một cuộc trò chuyện xây dựng với người cung cấp phản hồi, để tìm kiếm thêm sự làm rõ và hiểu biết.
Hỏi: Làm thế nào để bày tỏ lòng biết ơn cho phản hồi mà cảm giác không công bằng hoặc khắc nghiệt?
Trả lời: Ngay cả khi bạn cảm thấy phản hồi không đúng hoặc quá khắc nghiệt, quan trọng là phải bày tỏ lòng biết ơn với phản hồi, vì điều này thể hiện sự tôn trọng và sự mở cửa. Bạn có thể nói như thế này, “Cảm ơn bạn đã dành thời gian để cung cấp phản hồi cho tôi. Tôi sẽ xem xét và xem làm cách nào tôi có thể sử dụng nó để cải thiện.” Bằng cách bày tỏ lòng biết ơn, bạn có thể duy trì mối quan hệ tích cực và giữ mở cánh cửa giao tiếp, ngay cả trong những tình huống khó khăn.
Hỏi: Khi nào thì phù hợp để cung cấp phản hồi ở một nơi công cộng?
Trả lời: Trong hầu hết các trường hợp, tốt nhất là cung cấp phản hồi trong môi trường riêng tư, để tránh sự xấu hổ hoặc bất tiện cho người nhận phản hồi. Tuy nhiên, có thể có một số trường hợp nơi cung cấp phản hồi ở nơi công cộng là phù hợp, chẳng hạn như khi phản hồi là tích cực và có thể được xem là sự công nhận và động viên cho một công việc tốt. Hãy sử dụng sự phán đoán và xem xét các hoàn cảnh cụ thể khi quyết định liệu phản hồi công cộng có thích hợp không.
